Palaute – työyhteisöjen uusiutuva energialähde
Pysähdy hetkeksi ja pohdi, milloin viimeksi sait palautetta. Millaisia reaktioita palaute aiheutti sinussa, ja miten palaute vaikutti toimintaasi? Sekä positiivinen palaute että taidokkaasti annettu korjaava palaute ovat työyhteisöjen polttoainetta, jonka avulla voidaan ylläpitää muun muassa motivaatiota ja työhyvinvointia, tukea oppimista sekä vahvistaa työntekijöiden sitoutumista organisaatioon. Palautetta voi hyvin kutsua organisaatioiden vihreäksi kullaksi, mutta miksi se on niin alihyödynnettyä?
Palautteen tavoitteena on ohjata palautteen saajan suoritusta ja käyttäytymistä toivottuun suuntaan. Vaikka palautteenanto liitetään usein vuosittaisiin kehityskeskusteluihin, palaute nähdään yhä useammin osana päivittäistä vuorovaikutusta, jossa se syntyy spontaanisti epämuodollisissa kohtaamisissa. Palautetta voi saada niin esihenkilöiltä, kollegoilta kuin yhteistyökumppaneiltakin, joskin esihenkilö on tunnistettu yhdeksi tärkeimmistä palautelähteistä.
Palautevuorovaikutukseen liittyvät tunteet tekevät palautteen antamisesta haastavaa. Palaute herättää vastaanottajassa aina jonkinlaisen reaktion – joko positiivisen tai negatiivisen. Etenkin korjaavaan palautteeseen liittyy mahdollisuus työpaikan sosiaalisten suhteiden vahingoittumiseen, mitä halutaan välttää. Paradoksaalista kuitenkin on, että palautetta janotaan, mutta sen antaminen on vaikeaa – ja myös palautteen pyytäminen ja vastaanottaminen vaativat harjoittelua.
Työpäivämme ovat täynnä pieniä arkisia onnistumisia, jotka ohitamme usein itsestäänselvyyksinä. Näiden onnistumisten huomioiminen ja sanoittaminen(”Hienosti toimittu! ”Olitpa hyvin valmistautunut!” ”Kiitos kun hoidit asian nopeasti!”) vahvistavat arvostuksen tunnetta ja nähdyksi tulemisen kokemusta. Kun työpaikan päivittäinen vuorovaikutus sisältää spontaania positiivista palautetta, tällöin myös oppimista tukeva, korjaava palaute on helpompi ottaa puheeksi, kun sen aika vuorostaan joskus tulee.
Etätyön yleistyminen on muuttanut työyhteisöjen palautevuorovaikutusta monin tavoin. Mahdollisuudet spontaaniin palautteeseen työpaikan kahvihuoneessa ja käytävillä ovat vähentyneet, ja fyysinen etäisyys on muuttanut vuorovaikutuksen teknologiavälitteiseksi. Sanattoman viestinnän, kuten kehonkielen ja ilmeiden, puuttuminen vaikeuttaa etänä annetun palautteen tulkintaa, ja kirjallinen palaute sisältää aina väärinymmärryksen riskin. Etätyöhön liittyy usein vapaus työskennellä ja tehdä päätöksiä ilman jatkuvaa ohjausta. Tutkimuksissa on havaittu, että tällainen korkea työn autonomia voi vähentää työntekijän rohkeutta pyytää palautetta. Organisaatioiden tulisikin luoda käytänteet ja tarjota koulutusta palautekulttuurin ylläpitämiseksi etätyössä. Esihenkilöiltä tämä vaatii muun muassa yhteydenpidon suunnitelmallisuutta, kun spontaanit kohtaamiset kasvokkain eivät toteudu arjessa. Lisäksi etätyöympäristössä korostuvat virtuaalisen kommunikaation taidot, kuten kyky selkeään viestintään, empatia, kuuntelutaito, ja kyky valita oikea viestintäkanava erilaisille viesteille. Työntekijöiden olisi puolestaan tunnistettava oma aktiivinen roolinsa palautteen pyytämisessä – palautekulttuurin rakentaminen on kaikkien yhteinen asia.
Kenelle sinä voisit antaa tai keneltä voisit pyytää palautetta tänään?
Johanna Jansson
TKI-päällikkö
Kirjoittaja on Vaasan yliopiston tohtorikoulutettava ja tutkii väitöskirjassaan henkilöstöjohtamisen käytänteitä etätyössä.
Lähteet
Alatalo, M. 2020. Podcast: Mistä palautekulttuuri syntyy? BoMentis. Noudettu 12.12.2023 osoitteesta https://www.bomentis.fi/blogit/podcast-mista-palautekulttuuri-syntyy/
Contreras, F., Baykal, E., & Abid, G. 2020. E-leadership and teleworking in times of COVID-19 and beyond: What we know and where do we go. Frontiers in psychology, 11, 590271.
Hakanen, J. 2017. Palaute on työelämän pienin suuria asia. Työpiste-verkkolehti. Noudettu 12.12.2023 osoitteesta: https://www.ttl.fi/tyopiste/palaute-on-tyoelaman-pienin-suuri-asia
Kangas, H. & Jansson J. 2022. Ruusuja ja risuja ruudun välityksellä – esihenkilö-alaissuhteen palauteviestintä etätyössä. Teoksessa H. Kantanen & M. Koskela (toim.) Poikkeuksellinen Viestintä (s.112–125). ProCom – Viestinnän ammattilaiset ry.
Levy, P. E., Tseng, S. T., Rosen, C. C., & Lueke, S. B. 2017. Performance Management: A Marriage between Practice and Science – Just Say ′I do‵. Research in Personnel and Human Resources Management, 35, s. 155-213.
London, M. 2015. The Power of Feedback: Giving, Seeking, and Using Feedback for Performance Improvement. Routledge, New York.
Solomon, L. 2016. Two-thirds of managers are uncomfortable communicating with employees, Harvard Business Review, 2, s. 2–5.