Asiakirjajulkisuuskuvaus
Centria-ammattikorkeakoulu ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvaus helpottaa tietopyyntöjen tekemistä
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä. Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu ja Centria voi vastata pyyntöön nopeammin. Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asian, hankkeen, yrityksen tai henkilön nimeä, asianumeroa sekä ajankohtaa.
Jos tietopyyntö kohdistetaan asiakirjaan, joka sisältää salassa pidettävää tietoa, tulee tietopyynnön laatijan julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaisesti ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todistamaan henkilöllisyytensä. Tämä pätee myös niissä tapauksissa, kun tietopyynnöt koskettavat tietoja Centrian henkilörekistereistä.
Asiakirjoihin liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon joko sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@centria.fi tai kirjeitse osoitteeseen:
Centria-ammattikorkeakoulu Oy
Kirjaamo
Talonpojankatu 2A
67100 Kokkola
Jos tietopyyntö koskee arkaluonteista tai salaista tietoa, pyydetään tietopyynnön laatijaa lähettämään yhteydenottopyyntö kirjaamoon sähköpostiin kirjaamo@centria.fi. Yhteydenottopyynnössä pitää käydä ilmi puhelinnumero, jonka kautta kirjaamo voi tavoittaa tietopyynnön laatijan. Yhteydenottopyyntöön ei pidä sisällyttää arkaluonteista tai salaista tietoa.
Kirjaamo rekisteröi saapuvat tietopyynnöt määräaikojen seuraamiseksi ja lähettää ne vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle.
Centrialla on velvollisuus reagoida tietopyyntöön kahden viikon kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut asiakirjaa koskevan pyynnön. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, vastaus annetaan yhden kuukauden kuluessa.
Centrian tietoaineistot eivät pääasiallisesti ole avoimesti saatavilla teknisen rajapinnan avulla.
Centria voi periä tulosteista omakustannushinnan.
Voit tilata vanhan todistuksesi tai opintosuoritusotteesi täältä: Opintojen ohjaus ja tuki – Centria
Opinto-oppaat lukuvuodesta 2016-2017 eteenpäin löydät täältä: Opinto-opas
Opinnäytetyöt vuodesta 2006 löydät Theseuksesta: www.theseus.fi (vanhempia opinnäytetöitä viedään sinne jatkuvasti)
Tietosuojapyynnöt koskien henkilötietoja
Centrian tietosuojakäytänteet ja -selosteet löytyvät sivulta Tietosuoja | Centria. Henkilötietojen tarkastus-, oikaisu- ja poistamispyynnöt pyydetään lähettämään osoitteeseen: tietosuojavastaava@centria.fi.
Centria-ammattikorkeakoulun tietovarannot ja niiden käyttötarkoitukset
Tietovarannolla tarkoitetaan Centrian tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien avulla tai manuaalisesti. Centrian tietoaineistot on johdettu ammattikorkeakoulun tehtäväluokituksesta.
Ammattikorkeakoulun hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen, kehittäminen, päätöksenteko ja johtaminen, kotimainen yhteistyö ja laadunhallinta.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä ja sopimus- ja kilpailutusjärjestelmässä.
Henkilöstöasioiden ohjaus, työsuhdeasiat, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, osaamisen kehittäminen, työsuojelu ja työturvallisuus.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, henkilöstö- ja palkkajärjestelmissä, projektinhallintajärjestelmässä ja rekrytointijärjestelmässä.
Talousasioiden ohjaus, talouden suunnittelu ja seuranta, verotus, rahoitus ja varainhallinta, kirjanpito ja maksuliikenne, matkustus, omaisuuden hallinta, hankintatoimi.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, talous- ja kirjanpitojärjestelmissä, OKM:n KOTA-järjestelmässä, matkustusjärjestelmässä, sopimus- ja kilpailutusjärjestelmässä sekä Hilma-hankintapalvelussa.
Lainsäädännön ja viranomaisohjeiden lausunnot, oikeudellisten etujen valvonta.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä.
Kansainvälisten asioiden suunnittelu, ohjaus ja seuranta sekä kansainväliseen toimintaan osallistuminen ja kansainvälinen liikkuvuus.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, sopimustenhallintajärjestelmässä, Euroopan komission Beneficiary Module:ssa ja liikkuvuuden halintajärjestelmässä.
Tiedonhallinnan kehittäminen ja ohjaus, tietoturva ja tietosuoja, asiakirjahallinto ja arkistotoimi, markkinointi ja viestintä, tietojärjestelmien ja laitteistojen asennus, käyttö ja ylläpito, tietopyynnöt.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, sähköisessä arkisto-järjestelmässä, ICT-hallintajärjestelmissä ja tikettijärjestelmässä. Tietoja löytyy myös paperiarkistoista.
Ajoneuvot, pysäköinti ja liikenneasiat.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, kiinteistöjärjestelmässä ja sopimushallintajärjestelmässä.
Turvallisuus ja varautuminen
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, kiinteistöjärjestelmässä ja sopimushallintajärjestelmässä.
Kiinteistö- ja tilapalveluiden ohjaus ja suunnittelu, kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito, käyttö ja palvelut, ajoneuvojen ylläpito ja käyttö
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, kiinteistöjärjestelmässä ja sopimushallintajärjestelmässä.
Ympäristöasioiden ohjaus.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä.
Opetuksen ohjaus, opiskelijavalinnat, opetuksen järjestäminen, valmistuminen, opiskelijan muut tukipalvelut, kirjasto- ja tietopalvelut, tutkimuslupien käsittely
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, opiskelijatietojärjestelmässä, oppimisen hallintajärjestelmässä, sopimushallintajärjestelmässä, kirjastojärjestelmässä, tenttijärjestelmässä, opintohallinnon tikettijärjestelmässä sekä opinnäytetyön ohjaus- ja hallintajärjestelmässä.
Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus, suunnittelu, järjestäminen ja toteuttaminen, maksullinen palvelutoiminta, TKI-henkilöstön kehittäminen, tutkimuseettinen toiminta.
Tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, projektinhallintajärjestelmässä, dokumentinhallintajärjestelmässä ja sopimus- ja kilpailutusjärjestelmässä. Tietoja voidaan myös käsitellä ulkoisilla yhteistyöalustoilla ja tukipalveluissa (esim. pitkäaikaissäilytys).