Kenen KPI-numero sinä olet? 

Oletko joskus istunut kokouksessa, jossa läsnäolosi ihmetyttää. Oletko osallistunut webinaariin, jonka sisältö jättää tyhjäksi. Oletko ollut työryhmässä, jonka lopputulokseen et käytännössä voi vaikuttaa. Joskus vika ei ole sinussa. Joskus vika löytyy siitä, että olet päätynyt jonkin sijaismittarin luvuksi. 

Monessa organisaatiossa osallistujamäärä, tapaamisten lukumäärä, verkostokontaktit tai “tilaisuuksien määrä” toimivat onnistumisen merkkeinä. Tämän ymmärtää hyvin. Vaikuttavuuden tai laadun mittaaminen suoraan on vaikea. Tulokset syntyvät viiveellä, vaikutusketjut pitkittyvät, ja yksittäisen ihmisen panos näkyy vain osana kokonaisuutta. Silloin mittaaminen siirtyy helposti sivuun itse asiasta, ja tilalle otetaan sijaismittari. 

Sijaismittari eli proxy-indikaattori ei mittaa tavoiteltua asiaa suoraan, vaan epäsuorasti. Ajatus toimii vain, jos sijaismittari kulkee luotettavasti yhdessä varsinaisen tavoitteen kanssa. Muuten mittari alkaa ohjata toimintaa harhaan. Kun mittarista tulee tavoite, se alkaa tuottaa itseään. Ilmiö tunnetaan myös Goodhartin lakina (Strathern 1997, 308). 

Osallistujamäärä muodostaa tutun ongelman. Osallistujamäärän pitäisi kertoa tilaisuuden tarpeellisuudesta ja hyvyydestä. Käytännössä se kertoo usein myös aivan muista asioista, kuten siitä miten kutsu on rakennettu, miten turvallista osallistuminen on, tai kuinka vaikeaa kieltäytyminen on. Ja jos tilaisuudella tavoitellaan muutosta arjen toiminnassa, pelkkä osallistuminen ei vielä riitä. Se toimii lähtökohtana. 

Tässä kohtaa kannattaa tehdä yksi rajaus, ettei mennä liioitteluun. Joskus osallistujamäärän mittaaminen kertoo suoraan tilaisuuden onnistumisesta. Jos tavoitellaan tiedon levittämistä laajalle joukolle, osallistujamäärä kertoo jotain. Samoin pakollisissa koulutuksissa tai silloin kun tavoitellaan yksinkertaisesti ihmisiä. Mutta jos tavoitellaan käytännön muutosta, päätöksenteon parantamista tai toiminnan kehittämistä, osallistujamäärä toimii vain heikkona signaalina. Se kertoo ihmisten paikallaolosta, ei sitä muuttuiko mikään.  

Jos oma kalenteri alkaa täyttyä tilaisuuksista, joista et osaa sanoa miksi ne ovat olemassa, kannattaa tehdä nopea testi ennen kuin hyväksyt kutsun.

Vaikutuksen mittaaminen saattaa löytyä parempi ratkaisu, mutta se voi muodostua raskaaksi tai epärealistiseksi. Kuinka moni organisaatio todella tarkistaa vuoden tai kolmen päästä, näkyikö webinaarista tai työpajasta jokin muutos käytännön työssä? Kun sellaista seurantaa ei tehdä, sijaismittari jää elämään omaa elämäänsä. Silloin ihmisiä aletaan kutsua mittarin vuoksi, ei sisällön vuoksi. 

Jos oma kalenteri alkaa täyttyä tilaisuuksista, joista et osaa sanoa miksi ne ovat olemassa, kannattaa tehdä nopea testi ennen kuin hyväksyt kutsun. Näihin kysymyksiin pitäisi pystyä vastaamaan melko suoraviivaisesti. 

• Mitä muuttuu, jos en osallistu? Muuttuuko jokin päätös, suunta tai lopputulos, vai ainoastaan se, että yksi nimi puuttuu listalta? 
• Mikä on tilaisuuden tuotos? Onko tarkoitus tehdä päätös, sopia työnjako, tuottaa yhteinen malli, vai vain puhua teemasta? 
• Kuka omistaa lopputuloksen? Vastaako joku asian eteenpäin viennistä vai jääkö se muistioon? 
• Mihin työni seuraavan kuukauden päätöksiin tämä kytkeytyy? Jos et löydä kytkentää, kyse on todennäköisesti yleisestä sivistyksestä, eikä suoraan työstä. (Ei yleinen sivistyskään huonoa ole.) 
• Miten onnistumista mitataan? Jos mitataan osallistujamäärää, niin kannattaa olla tarkkana. 

Tärkeintä ei kuitenkaan ole vastata kysymyslistaan, vaan se mitä teet vastaamisen jälkeen. Jos et löydä kutsusta tuotosta ja omistajaa, kysy niitä. Jos et saa vastausta, niin harkitse kieltäytymistä. Usein jo pelkkä kysymys kirkastaa sen, onko tilaisuudella oikea tarkoitus vai onko se vain “hyvä idea”, jolle pitää saada yleisö. 

Tässä on myös organisaatiolle pohdittavaa. Jos mittareissa palkitaan määrä, saadaan määrää. Jos halutaan vaikuttavuutta, mittareihin tarvitaan edes kevyt laatumittari. Se voi olla hyvin yksinkertainen. Tilaisuutta ei järjestetä, ellei kutsussa ole tavoitetta, tuotosta, omistajaa ja sovittua jatkotyöstöä. Esimerkiksi 30 päivän päähän: mitä päätettiin, mitä tehtiin, ja näkyikö jokin muutos. Kevytkin jälkiarviointi tekee ihmeitä, koska se pakottaa ajattelemaan tilaisuutta tekona, ei tapahtumana. 

Kysymys ei siis ole siitä, pitäisikö meidän osallistua vähemmän. Kysymys on siitä, mihin meitä osallistutetaan ja miksi. Mittari on hyvä renki ja huono isäntä. Osallistujamäärä muuttuu ongelmaksi siinä vaiheessa, kun se alkaa järjestää ihmisten työpäiviä. 

Lähteet

Strathern, M. 1997. ‘Improving ratings’: audit in the British University system.  European review, 5(3), 305-321. Saatavissa: doi:10.1002/(SICI)1234-981X(199707)5:3<305::AID-EURO184>3.0.CO;2-4. Viitattu 2.3.2026.