UV-valoja ja turvalankoja – Todistusten tarkistus osana opiskelijoiden rekisteröitymisprosessia

Tämä koskee myös suomalaisia opiskelijoita, jotka ovat osoittaneet hakukelpoisuutensa kansainvälisellä tutkinnolla. Polkuopiskelijat sekä siirtohaun ja keskeneräisen haun kautta tulleet opiskelijat eivät ole velvollisia rekisteröitymään, koska heidän hakukelpoisuutensa peruste on jokin muu kuin kansanvälinen tutkintotodistus.

Suomalaisen tutkinnon suorittaneita opiskelijoita ei vaadita rekisteröitymään kampuksella, koska heidän suorituksensa voimme tarkistaa suurelta osin Opintopolun suorituspalvelusta. Suorituspalvelu (ennen suoritusrekisteri) toimii avustavana palveluna opiskelijavalinnoille. Palvelusta hakijapalveluiden virkailijat pääsevät tarkistamaan hakijan Suomessa suoritettujen tutkintojen tietoja.

Kansainvälisellä tutkinnolla hakeutuneen opiskelijan todistukset tarkistetaan hakuvaiheessa hänen hakemukseltaan Opintopolussa. Tämän lisäksi alkuperäiset todistukset tarkistetaan kampuksella palvelupisteellä.

Valintakirjeessä annetaan selkeät ehdot opiskelijavalinnalle: opiskelijan täytyy rekisteröityä kampuksella tiettyyn päivämäärään mennessä sekä toimittaa opiskelija- ja hakijapalveluille tarkistettavaksi hakukelpoisuuden antavat alkuperäiset todistukset. Näin voimme varmistaa, että opiskelija täyttää hakemuksella ilmoittamansa hakukelpoisuusvaatimukset.

Prosessia on pyritty kehittämään opiskelijan näkökulmasta mahdollisimman sujuvaksi ja luotettavaksi.

Rekisteröitymisprosessi on mietitty tarkkaan opiskelija- ja hakijapalvelutiimissä. Prosessia on pyritty kehittämään opiskelijan näkökulmasta mahdollisimman sujuvaksi ja luotettavaksi.

Rekisteröitymisen määräajat ilmoitetaan opiskelijoille ehdollisessa valintakirjeessä, ja ne ovat ryhmäkohtaisia. Opiskelijat ohjataan käymään opiskelijapalveluiden palvelupisteellä mahdollisimman pian heidän saavuttuaan Suomeen. Opiskelijoita ohjataan useampaan kertaan rekisteröitymään: valintakirjeessä, pre-orientaatioissa, orientaatiossa ja sähköpostimuistutusten avulla. Ensimmäiset ehtivät rekisteröitymään jo orientaatiopäivien aikana.

Pietarsaaressa opintonsa aloittavilla on mahdollisuus rekisteröityä Pietarsaaren kampuspäivien aikana. Kokkolassa opiskelijat voivat rekisteröityä opiskelijapalveluiden palvelupisteellä aukiolojen puitteissa tai varata ajan rekisteröitymiselle verkkosivujen kautta.

Opiskelija rekisteröityy opiskelijapalveluiden palvelupisteellä, jossa opintoneuvoja ottaa todistukset vastaan ja merkitsee Peppi-järjestelmässä opiskelijan saapuneeksi Suomeen. Tämän jälkeen hakijapalveluiden asiantuntijat tarkistavat opiskelijoiden alkuperäiset todistukset ja niiden aitouden. Opiskelijan toimittamia todistuksia vertaillaan Opintopolun hakemuksella oleviin dokumentteihin. Todistuksista löytyy usein tiettyjä tunnusmerkkejä, kuten vesileima ja turvalanka. Tiettyjen maiden todistusten tunnusmerkkejä ovat myös kehykset, leimat ja numerosarjat. Todistusten aitoutta tarkistaessa voidaan tarvita esimerkiksi UV-valaisinta, jonka avulla nähdään todistuksesta turvatekijät, joita ei paljain silmin nähdä.

Haasteita rekisteröitymisprosessissa tuottavat kadonneet tai opiskelijan kotimaahan jäänet alkuperäiset todistukset. Niitä pyydetään opiskelijalta jälkitoimituksena täydennyspyynnöin. Silloin tällöin tulee myös tilanteita, joissa epäillään todistusten aitoutta. Näitä tapauksia selvitellään opiskelijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa.

Centrian tutkintosäännön mukaan opiskelijavalinta on ehdollinen, kunnes opiskelijavalinnassa käytettyjen todistusten oikeellisuus on tarkastettu. Jos vaadittavia todistuksia ei toimiteta määräaikaan mennessä tai ne todetaan väärennökseksi, opiskelijavalinta puretaan.

Niiden opiskelijoiden kohdalla, joiden todistukset on tarkistettu ja hakukelpoisuus näin varmennettu, opiskelijavalinnan ehdollisuus poistuu ja opiskelija voi hakea todistukset opiskelijapalveluista. Rekisteröitymisprosessi on näin saatettu loppuun ja opinnot jatkuvat.