Viestinnän suunnitelmallisuus tukee strategian toteutumista ja helpottaa kaikkien työtä
Onnistunut viestintä edellyttää hyvää suunnitelmallisuutta ja kohderyhmien ymmärtämistä. Viestijöistä saattaa joskus tuntua, että työpäivät kuluvat ad hoc -asioiden hoitamiseen ja viestintätehtävien suorittamiseen. Tällöin on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, onko organisaatiossa tunnistettu viestinnän strateginen rooli ja annettu viestinnän ammattilaisille aikaa ja resursseja suunnitella ja ideoida viestintää.
Ilman suunnitelmallisuutta viestintä voi ajautua reaktiiviseksi ja sattumanvaraiseksi, jolloin viestit eivät muodosta selkeää kokonaisuutta, eivätkä ne puhuttele kohderyhmiä.
Viestinnän suunnitelmallisuus on enemmän kuin pelkkä lista toimenpiteistä ja kanavista; se on strategista ajattelua, joka yhdistää organisaation tavoitteet, kohderyhmien tarpeet ja viestinnän dynamiikan. Suunnitelmallinen viestintä ei ole staattinen prosessi, vaan jatkuvaa vuoropuhelua ja sopeutumista muuttuviin olosuhteisiin. Vaikka suunnitelmat olisivat olemassa, on oltava myös rohkeutta muuttaa niitä tarpeen mukaan.
Meillä Centriassa markkinoinnin ja viestinnän perustana on hiljattain valmistunut markkinointi- ja viestintäohjelma, joka määrittelee viestinnän ja markkinoinnin strategiset periaatteet, tavoitteet, mittarit ja kohderyhmät. Ohjelma sisältää myös omat osionsa mm. työyhteisöviestinnästä, hankeviestinnästä ja mahdollisuusviestinnästä sekä määrittelyn siitä, mikä on jokaisen centrialaisen rooli viestijänä – sillä mehän kaikki viestimme.
Markkinointi- ja viestintäohjelmaan kytkeytyy ohjeita, kuten brändiohjeisto, sosiaalisen median ohjeistus ja kanavasuunnitelma, jotka helpottavat jokaisen työtä ja auttavat varmistamaan brändinmukaisen viestinnän toteuttamista. Johdonmukainen viestintä rakentaa luottamusta ja parantaa organisaation uskottavuutta. Se viestii myös laadusta.
Kun markkinoinnin ja viestinnän perusperiaatteet on määritelty, voidaan suunnitella viestintää konkreettisemmalle tasolle. Markkinoinnin ja viestinnän vuosisuunnitelma määrittelee painopisteet kyseessä olevalle vuodelle. Erillinen viestintäsuunnitelma puolestaan laaditaan omille kokonaisuuksilleen, kuten esimerkiksi hankkeille, toimintamuutokselle tai tuotteen/palvelun lanseeraukselle.
Suunnitelmallisuus ei tarkoita kaavamaisuutta, vaan kykyä valmistautua tulevaan ja mukautua odottamattomiin tilanteisiin. Hyvin suunniteltu viestintä tarjoaa selkeät toimintamallit myös kriisitilanteisiin, mikä helpottaa viestinnän toteuttamista silloin kun kriisi iskee. Kun viestinnän tavoitteet, toimintatavat ja arviointi nivoutuvat yhdeksi kokonaisuudeksi, voidaan viestiä vakuuttavasti ja tehokkaasti kaikissa tilanteissa. Suunnitelmallinen viestintä on strateginen voimavara, joka tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista ja vuorovaikutuksen parantamista.
Suunnitelmallisuus edellyttää myös viestinnän jatkuvaa arviointia. On tärkeää seurata, kuinka viestintätavoitteet saavutetaan ja mitä toimenpiteitä tarvitaan kehityksen tukemiseksi. Tarvittaessa pitää uskaltaa muuttaa suuntaa tai luopua toimenpiteistä, joilla ei ole vaikuttavuutta. Analysointi auttaa tunnistamaan toimivia ratkaisuja ja kehittämään viestinnän vaikuttavuutta entisestään. Tästä päästäänkin viestinnän mittaamiseen – mutta se aihe ansaitsee oman blogitekstinsä.
Suvi Melender-Lågland
Markkinointi- ja viestintäpäällikkö